Verso il lavoro ibrido: un ufficio più flessibile, efficiente e agile

Foto: Scegliere dove, quando e come lavorare è diventata una preferenza dei dipendenti. Credits: Unsplash.  

Di Fernanda Morocho

Sono passati due anni dallo scoppio della pandemia e le aziende si trovano oggi a ragionare su smartworking, lavoro in presenza e sul modello che combina i due: quello ibrido. Nel 2021, con il miglioramento della situazione di emergenza dovuta al COVID-19, le aziende hanno iniziato gradualmente a riaprire i loro uffici. Questa tendenza ha incoraggiato il ritorno al lavoro in presenza e la percentuale di lavoratori a distanza è scesa dall'11,2% nel primo trimestre all'8% nel terzo trimestre, secondo i dati dell'Istituto Nazionale di Statistica (INE).     

Queste cifre riflettono il fatto che le organizzazioni preferiscono un ritorno al lavoro in presenza, ma i lavoratori si sono abituati ad avere il proprio ufficio in casa. Scegliere dove, quando e come lavorare è diventata una preferenza dei dipendenti. Il rapporto "Resetting Normal: ridefinire la nuova era del lavoro" di Adecco Group rivela che sei lavoratori su dieci,  tra quelli intervistati, desiderano mantenere flessibilità e autonomia sul loro orario di lavoro anche in futuro.  

Pertanto, al fine di soddisfare sia le richieste dei dipendenti che le preferenze del datore di lavoro, molte aziende optano per un modello ibrido. In questo modo, si può decidere o concordare quali giorni venire in ufficio e quali giorni lavorare da remoto. Questa flessibilità e i suoi vantaggi sono il punto di forza che ha permesso a questo modello di posizionarsi come una valida alternativa per le organizzazioni in questa fase di ritorno graduale alla normalità.  

Sfatare i miti  

Il lavoro ibrido non è solo una modalità di lavoro, è un'opportunità che grandi aziende, come Amazon e Microsoft, hanno già cominciato a sfruttare.  

Secondo il rapporto "Work from Anywhere. Empowering the future of work", condotto dalla multinazionale dell'informatica Dell Technologies, il 56% delle organizzazioni che hanno implementato il lavoro ibrido percepisce, come beneficio primario, una maggiore soddisfazione e benessere dei dipendenti.  L'orario di lavoro flessibile permette loro di organizzare meglio il proprio tempo non solo al lavoro, ma anche nella sfera personale: il tempo che prima impiegavano nel tragitto verso l'ufficio può ora essere utilizzato per stare con famiglia o amici.  

Uno dei grandi miti del lavoro a distanza è che i dipendenti possano diventare meno produttivi fuori dall'ufficio. Il rapporto Dell manda in frantumi questa convinzione, con il 52% delle aziende intervistate che classificano l'aumento della produttività come il secondo beneficio più importante del lavoro da remoto. Una maggiore flessibilità negli orari è sinonimo di maggiore produttività, i dipendenti possono decidere come pianificare il loro tempo individuale e quanto tempo investire nelle interazioni con il team.  Amelia Hernández, Strategic Engagement Manager di Opinno Madrid, afferma: "La pandemia ci ha insegnato che possiamo essere altrettanto o più produttivi lavorando in un ambiente digitale distribuito. In effetti, questo cambiamento ha dato alle aziende maggiore flessibilità, efficienza e agilità". Analogamente alla produttività, il 49% delle aziende che hanno partecipato al rapporto ha classificato il miglioramento dell'efficienza come terzo beneficio.  

Questo modello offre alle aziende anche l’opportunità di ridurre i costi dell'ufficio. Per esempio, con l'hot desking i dipendenti possono usare lo stesso spazio di lavoro fisico in momenti diversi. In questo modo, le aziende possono risparmiare sull'affitto, sull'uso dell'energia o sulla manutenzione delle attrezzature.   

Tuttavia, implementare il lavoro ibrido può rappresentare una vera sfida per le aziende. Nel rapporto "A New Perspective on the Modern Workplace" commissionato dall'azienda tecnologica Cisco, le principali sfide citate dalle organizzazioni includono il supporto tecnologico aggiuntivo per i dipendenti, il mantenimento dei livelli di servizio e la soddisfazione dei clienti, l'interruzione del flusso di lavoro e dei processi e il coordinamento quotidiano delle attività del personale. Inoltre, anche la perdita di relazioni interpersonali informali face-to-face costituisce una grande sfida.  

Come implementare questo modello con successo?   

Per un'implementazione di successo, le aziende non solo devono affrontare le sfide delineate sopra, ma devono prendere in considerazione anche una serie di fattori. Per Hernandez, i principali sono la cultura, i processi e gli strumenti.   

Una delle domande che emerge tra le grandi aziende è come stabilire o mantenere un senso di appartenenza quando le comunicazioni si limitano alla sfera virtuale.  Hernández risponde: "È importante capire le basi della cultura e progettare attività di coinvolgimento che aiutino a rafforzare il legame e la motivazione della squadra. In questo senso, il benessere dei team e l'umanizzazione delle connessioni sono diventati fondamentali per formulare la cultura in un'organizzazione ibrida. Per raggiungere la loro integrazione, la comunicazione tra azienda e dipendente deve essere rafforzata. Inoltre, si possono sviluppare meccanismi per identificare le persone più isolate. Le aziende devono mostrare empatia e incoraggiare uno stato fisico e mentale positivo del dipendente.  

In secondo luogo, l'avvento del modello ibrido ha portato a un ripensamento dei processi interni. Essere più chiari con le persone per quanto riguarda le aspettative per lavorare in modo più efficiente e asincrono. Hernández raccomanda di seguire alcune pratiche per aggiornare e digitalizzare i processi interni: concordare o mettere in comune le abitudini di lavoro per i nuovi team, come gli orari; pianificare compiti più dettagliati per garantire che tutti possano lavorare in modo indipendente e stabilire checkpoint per identificare potenziali rischi; limitare le riunioni e la messaggistica per garantire che le persone abbiano tempo per concentrarsi.   

Infine, gli strumenti tecnologici sono una parte fondamentale dell'implementazione di questo modello. Se è vero che l'avvento del modello ibrido ha accelerato la digitalizzazione delle aziende, non tutte hanno le risorse per sostenere il lavoro a distanza. Le aziende meglio attrezzate, come Dell Technologies, sono state in grado di passare al 100% al digitale in un fine settimana e senza interruzioni del business grazie all'infrastruttura e alle abitudini digitali che avevano già posto in atto, dice Hernández. Tuttavia, questo salto richiede che tutti i dipendenti abbiano buone attrezzature, buone procedure di sicurezza informatica e una connessione internet stabile.   

Foto: Questo modello richiede che tutti i dipendenti abbiano una buona attrezzatura, buone procedure di sicurezza informatica e una connessione internet stabile. Credits: Unsplash.  

Il paradigma post-pandemico  

Qualche mese fa ci chiedevamo già se il modello ibrido fosse qui per restare. La crisi del COVID-19 ha portato sempre più aziende a optare per il lavoro misto ma ora il dibattito verte su come verrà strutturato il lavoro una volta finita la pandemia.    

In un sondaggio condotto dalla piattaforma di lavoro Envoy, il 47% dei dipendenti ha dichiarato che probabilmente lascerebbe il proprio posto se l'azienda non offrisse un modello di lavoro ibrido una volta finita la pandemia. Un altro studio della società di consulenza Steelcase ha scoperto che il 78% dei lavoratori vuole mantenere questo modello di lavoro.  

Per Hernández non c'è dubbio, le esigenze dei lavoratori e la spinta alla digitalizzazione hanno giocato un ruolo decisivo nel far sì che questa modalità diventasse il paradigma del presente e forse del futuro delle organizzazioni: "Anche se alcune aziende cercheranno di tornare a un modello 100% in presenza, credo che i dipendenti esigeranno il modello ibrido. Se le aziende vogliono trattenere i migliori talenti, devono adattarsi alle nuove abitudini digitali facilitate dalla tecnologia. Il modello ibrido è qui per restare."