Insegnare alle aziende a volare: il successo di una sfida monumentale

Non si tratta di dare il pesce alle persone, ma di insegnare loro a pescare. Il vecchio e noto proverbio cinese può essere applicato sia alle persone che alle aziende: in entrambi i casi, ci si muove più velocemente quando si beneficia del vento in poppa di un compagno di viaggio.

L’azienda protagonista di questa storia sapeva già come pescare; infatti, è la migliore nel suo settore in Messico, ma si è trovata di fronte a una catena di fornitura con notevoli margini di miglioramento e a processi con il potenziale di diventare più agili. Ora che Opinno ha implementato una base di lavoro stabile e ha impostato processi chiari e solidi,  l’azienda è in grado di volare più in alto e in maniera indipendente.

Nel gennaio 2022, “la sfida iniziale è stata quella di conoscere, passo dopo passo, i processi della loro catena di approvvigionamento”, ricorda Miguel Ángel Foces, responsabile del progetto in Opinno. La loro catena di approvvigionamento è composta da sei anelli: produzione,  commercio estero-importazioni, pianificazione e rifornimento, distribuzione, traffico  e flotte, commercio estero-esportazioni.

“Si trattava di mappare e diagnosticare lo stato dell’arte e di configurare uno strumento digitale in grado di dare priorità ai processi che potevano essere migliorati e ridefiniti, di stabilire le loro interrelazioni e di lavorare per formare i team coinvolti”, spiega il responsabile del progetto della società di consulenza.

La sfida posta dall’azienda e affrontata da Opinno era enorme. É stata necessaria una grande mole di lavoro per analizzare l’intera catena di fornitura e il posizionamento dell’azienda, le sue operazioni e i suoi processi, oltre che per effettuare un follow-up esaustivo del lavoro svolto dai team responsabili.

Il lavoro è stato interamente svolto mantenenedo un costante dialogo con i team – in linea con la strategia abituale di Opinno di ascoltare costantemente il cliente – e ha comportato diverse fasi:

1. Progettazione di un questionario da condividere ad alti livelli all’interno dell’azienda;
2. Sviluppo di uno strumento per mappare (fotografando la struttura in un grafico o una mappa) e identificare i processi;
3. Generazione di diagrammi automatizzati “as-is”: come suggerisce l’espressione “as is”, questi diagrammi riflettono lo stato dell’arte dei processi e della situazione dell’organizzazione, con i propri punti di forza e di debolezza o carenze, fornendo visibilità su come vengono svolti i processi, le attività e le decisioni.
4. Conduzione di interviste approfondite con i responsabili dei processi per approvare le bozze e trasformarle in versioni definitive;
5. Generazione di mappe del flusso di valore, che rappresentano la relazione tra i processi e la catena di valore.

Il progetto ha complessivamente portato all’identificazione di oltre 70 preziose intuizioni, a più di 50 ore di coaching e formazione e a più di 25 interviste approfondite, oltre che alla mappatura di 24 sottoprocessi, allo sviluppo di 7 mappe del flusso di valore e ad altrettanti workshop per la loro validazione, all’analisi di 6 blocchi di  processo e a 2 workshop di mappatura per il team aziendale.

Come “bonus” non contemplato nell’accordo iniziale, Opinno è andata oltre nella sua determinazione ad aggiungere valore e a far progredire i propri clienti, aggiungendo un’analisi dettagliata dei punti di  debolezza dell’azienda - cosa non andava o poteva essere migliorato in ogni processo - che è stata molto utile per la società.

Infine, sono state elaborate analisi, riflessioni e lezioni apprese con il potenziale per avere un concreto impatto sui processi, sull’organizzazione, sul modo di lavorare e sui risultati dell’azienda.

Opinno ha quindi influito nel realizzare una visione strategica, nel proporre un’operatività basata su settori di lavoro, nel dividere o unificare i compiti per migliorare le funzioni o ridurre le inefficienze, nell’implementare misure di performance, nell’identificare le opportunità di miglioramento in maniera preventiva e nel promuovere un’organizzazione agile (che consente di concentrarsi sugli obiettivi). Inoltre, ha influito anche nella ricerca di una prospettiva più ampia per individuare la direzione dell’azienda, al fine di avere un impatto proattivo sul mercato.

A dimostrazione del successo del progetto, l’azienda prevede di estendere il lavoro svolto e il valore aggiunto generato ad altri importanti dipartimenti nel prossimo futuro.