La sfida del modello ibrido: coniugare il lavoro in presenza e da remoto

Foto: Gli incontri virtuali sono diventati una pratica comune durante la pandemia. Fonte: Sigmund | Unsplash.

Secondo i dati del 2019 dell'Organizzazione internazionale del lavoro (Ilo), prima che la pandemia di COVID-19 si diffondesse in tutto il pianeta, circa 260 milioni di persone già lavoravano da casa. Si trattava solo del 7,9% dell'occupazione mondiale: una minoranza. 

Al tempo, secondo i dati della stessa organizzazione, in Spagna meno del 5% si trovava in questa situazione. L'indagine sulla popolazione attiva, elaborata dall'Istituto nazionale di statistica (INE), ha determinato che sempre quell’anno, sebbene la tendenza al telelavoro in Spagna continuasse a crescere, si trattava di una crescita lenta: coloro che lavoravano da remoto normalmente o più della metà dei giorni del loro orario di lavoro erano passati dall’essere il 4,3% al 4,8%, mentre la percentuale di chi lo faceva saltuariamente era passata dal 3,2% al 3,5%. 

Il mese di marzo 2020 ha rappresentato un punto di svolta. Con l'aumento del numero di persone infette da COVID-19, le autorità governative spagnole hanno raccomandato il telelavoro quando possibile. 

Così, secondo i dati di novembre 2020 del Centro di ricerca sociologica (CIS), a causa della pandemia il 26,2% dei lavoratori ha iniziato a lavorare da casa. Sebbene il telelavoro possa essere stato un processo di apprendimento forzato per alcune persone, secondo la CIS il 32% dei lavoratori in questa situazione ha dichiarato di sentirsi "molto soddisfatto" e il 46,4% "abbastanza soddisfatto".

Tuttavia, l'assenza di una solida cultura del telelavoro in Spagna e delle condizioni che dovrebbero regolarla si è riflessa nelle sue lacune legislative, che hanno portato, nel luglio 2021, alla promulgazione della legge sul lavoro a distanza. 

"E dopo la pandemia, cosa succede?" 

Il miglioramento delle condizioni igienico-sanitarie ha generato molte incognite sul completo ritorno in presenza sul luogo di lavoro: è sicuro? Ma soprattutto: è necessario? 

Mentre alcune aziende hanno deciso che i loro dipendenti possono svolgere tutte le loro funzioni da casa, altre hanno optato per un modello ibrido che combina incontri faccia a faccia e virtuali. Tuttavia, questo approccio è possibile solo grazie alla preponderanza del settore dei servizi nell'economia, che, secondo i dati dell'INE, in particolare in Spagna impiega circa il 70% dei lavoratori. Lavorare da casa, per altri settori, come l'industria, sarebbe molto costoso e talvolta impensabile. 

Il modello ibrido pone alcune sfide, come garantire che i dipendenti a distanza e quelli in presenza abbiano lo stesso livello di informazioni, pari opportunità e si sentano ugualmente integrati. In questo senso, se non gestito adeguatamente, questo modello misto potrebbe portare ad altri problemi che possono verificarsi nel telelavoro.  

Proseguendo con lo studio CIS sopra citato, delle persone che hanno lavorato da remoto e hanno risposto di essere "poco o per niente soddisfatte" di questa modalità, il 49% ha affermato che il giudizio negativo era dovuto a difficoltà di coordinamento del lavoro; il 27,5% ha criticato il fatto di aver lavorato più di prima; un altro 27,5% ha dichiarato invece di sentirsi solo o isolato; il 23,5% ha dichiarato di non aver rispettato i propri programmi; e il 17,6% ha lamentato la mancanza di mezzi. 

Trello, ActiveCollab o Asana sono alcuni degli strumenti digitali che possono contribuire alla corretta pianificazione e organizzazione del lavoro così da superare questi ostacoli. Tutti e tre sono spazi di lavoro collaborativi, che consentono di assegnare e dare priorità alle attività, oltre a rendere visibile dove si trova il progetto, rendendo più facile per l'intero team avere una visione globale. Pratiche come queste favoriscono la comunicazione interna del team e possono essere integrate con chat di gruppo in Slack o Microsoft Teams. 

 Natalia Peralta, Strategy & Innovation project manager di Opinno, sottolinea come questa modalità mista consenta, da un lato, di mantenere la fiducia nell'autonomia lavorativa del dipendente e, dall'altro, di rafforzare le dinamiche e la cultura del team. 

Come potrebbe essere configurato questo modello ibrido? Ad esempio, si potrebbe impostare un giorno della settimana in cui viene consigliato (ma non imposto) al team di riunirsi in ufficio. La sfida di questo approccio valorizzare i momenti di squadra, perché "ci sono persone che danno priorità all'efficacia del lavoro", cosa che "può causare un burnout professionale come conseguenza di produttività estrema e lavoro individuale". Tuttavia, "avere spazi di collaborazione ci rende più creativi e genera empatia, leadership e capacità di comunicazione, tra le altre cose", sottolinea Natalia Peralta. 

Il punto cruciale è che i dipendenti stessi acquisiscono i criteri per determinare quali task possano essere svolti da remoto e quali siano più adatti al lavoro in presenza. "Alcuni profili professionali hanno sperimentato frustrazione durante la pandemia perché hanno dovuto passare gran parte della loro giornata lavorativa impegnati in riunioni, ma l'importante è capire che questo eccesso di riunioni, in quel momento specifico, faceva parte del loro ruolo per mantenere allineata la squadra, per garantire una comunicazione fluida e motivarli nei momenti difficili. Ora la sfida è tornare in equilibrio, fidarsi delle persone e della loro autonomia", afferma Natalia Peralta. Per favorire la partecipazione a questi incontri online si possono utilizzare piattaforme come Miro, Ziteboard o Mural, che fungono da strumenti dinamici, come lavagne su cui prendere appunti insieme o aggiungere post-it con commenti. 

Foto: Le aziende discutono se i loro dipendenti debbano o meno tornare in ufficio e, in tal caso, fino a che punto. Fonte: Maxime Utopix | Pixabay.

Come organizzare il rientro parziale in ufficio 

Il modello misto prevede l'organizzazione della presenza del personale in ufficio. In questo senso può essere l'azienda a decidere la distribuzione delle giornate o può delegare questa decisione ai lavoratori.  

All'interno di quest'ultima opzione, uno dei sistemi è l'hot desking, in cui i dipendenti non hanno una postazione fissa assegnata, in quanto il numero di tavoli è inferiore al numero di lavoratori. Pertanto, per recarsi in sede, il personale deve prenotare la propria postazione tramite un'applicazione. Questa può essere un'occasione per riorganizzare lo spazio fisico e creare più aree comuni o di lavoro collaborativo. 

 Un altro vantaggio messo in luce dai difensori di questo sistema è che, non avendo una postazione fissa, si favorisce la comunicazione tra colleghi di diversi reparti, comunicazione che sarebbe altrimenti più difficile da realizzare. 

 Tuttavia, l'altra faccia della medaglia è che, non avendo una postazione assegnata, l'ambiente di lavoro può diventare più freddo, con un minor senso di appartenenza e una conseguente perdita di motivazione. 

 BBVA è una delle aziende che ha optato per questa soluzione. Il suo modello ibrido risulta in un 60% delle ore svolto dall'ufficio e un 40% da remoto. La prenotazione del lavoro avviene online: il 22 di ogni mese viene aperto l'elenco dei posti disponibili per il mese successivo e lo staff registra tramite l’app i giorni di arrivo in sede. Inoltre, poiché i tavoli ruotano, sono stati rimossi i cassetti, sostituiti da armadietti per riporre gli effetti personali. 

“Prima della pandemia, quando avevamo un modello di posizioni assegnate, ogni giorno il 15% delle posizioni veniva lasciato vuoto a causa di viaggi di lavoro, formazione o ferie dei dipendenti. Questo sistema permette di sfruttare quelle inefficienze e liberare spazio per creare quelle aree e quegli spazi di interrelazione più collaborativi così necessari e richiesti dalle nuove forme di lavoro", argomenta Desirée Granda, Global Head of Real Estate and Services, in un comunicato stampa. 

 Altre aziende più piccole preferiscono gestire il proprio modello misto attraverso l'affitto di postazioni in spazi di coworking, per ridurre i propri costi e favorire la collaborazione con altre aziende. 

L'aspetto ambientale 

Per rispondere alla domanda se il telelavoro o il modello ibrido siano positivi per l'ambiente, non basta guardare alle emissioni generate dai lavoratori pendolari. Alcuni studi suggeriscono che dovrebbe essere studiato anche il consumo energetico generato dal lavoro a distanza. Questo rientra nel possibile “effetto boomerang” del telelavoro, che include, ad esempio, aspetti come l'uso del riscaldamento o dell'aria condizionata. 

Allo stesso modo, si dovrebbe anche valutare se tutti i membri della famiglia lavorano da casa o meno, e quali implicazioni avrebbe il fatto che, tra coloro che vivono nella stessa abitazione, alcuni si rechino in ufficio e altri no. 

Foto: Il telelavoro potrebbe ridurre l'impatto ambientale delle emissioni derivanti dal pendolarismo.. Fonte: Nabeel Syed | Unsplash.

Come affermato nel rapporto Homeworking del Carbon Trust e del Vodafone Institute for Society and Communications, è ancora difficile conoscere esattamente l’entità di questo impatto ambientale. Sebbene la media possa essere stimata, ci sono caratteristiche legate a ciascun Paese che potrebbero influenzarne il calcolo. Ad esempio, il clima, la cultura e la rete dei trasporti o il grado di ruralità (dovuto alle distanze percorse per recarsi al lavoro).  

Tuttavia, Greenpeace calcola che, aggiungendo un giorno in più di lavoro da casa, si potrebbero emettere 406 tonnellate di CO2 in meno al giorno a Madrid o 612 tonnellate in meno a Barcellona, conseguenza dei minori spostamenti di lavoro, come dettagliato nel suo rapporto “Un año de teletrabajo: Su impacto en la movilidad y en las emisiones de CO2”. Tuttavia, sottolineano anche come il telelavoro rappresenti solo una parte della soluzione.  

Il lavoro ibrido in Spagna è ancora agli inizi ma, dopo l'esperienza del telelavoro durante la pandemia, alcune aziende stanno scommettono su questo modello nella fase di ritorno al lavoro in presenza. Tra qualche mese sapremo se è qui per restare.