La pandemia ha puesto de manifiesto que la agilidad y la rapidez en las estructuras de trabajo son importantes para sortear las dificultades económicas y hacer frente a los nuevos competidores

Lean y Agile: el camino para que las empresas optimicen sus procesos

Foto: : Reunión de equipo siguiendo la metodología Agile. Crédito: Unsplash

Por Chema Carvajal


Las empresas e instituciones llevan décadas implantando metodologías de trabajo diferenciales para destacar y sobresalir en sus actividades frente a la competencia. En este interés por mejorar, cada organización ha aplicado las técnicas que creía necesarias y ha medido sus resultados con el fin de optimizar sus procesos y crecer dentro de su sector. Pero, desde que la globalización es un factor insalvable, incluso las nuevas metodologías han tenido que adaptarse a los nuevos entornos.


En este contexto, los sistemas Lean y Agile están respondiendo a esta necesidad por parte de todos actores económicos de mejorar, optimizarse y adaptarse a unos nuevos tiempos que no permiten dar pasos en falso. Para entender ambas metodologías, hay que explicar su origen, destacando que la clave de estas es aprovechar sus diferentes puntos fuertes dependiendo del área de negocio.

Lean de Japón y Agile del 'software'


Si se realiza un análisis por orden cronológico, hay que empezar con la metodología Lean. Esta apareció en Occidente durante la década de 1980 para describir el característico sistema de producción de la empresa automovilística japonesa Toyota, la cual llevaba aplicándola desde la década de 1950. En esa época Taiichi Ohno, director de la compañía, se reveló contra los sistemas de producción tradicionales que generaban enormes cantidades de desperdicios.

En este sentido, la filosofía Lean consiste en un modelo de gestión que se enfoca en minimizar las pérdidas de los sistemas de manufactura y producción, al mismo tiempo que maximiza la creación de valor para el cliente final. El objetivo es utilizar la mínima cantidad de recursos para producir algo, y así darles un mayor valor a los bienes finales.

Por su parte, la metodología Agile nació en los entornos de desarrollo de software, concretamente del Manifiesto Agile. Se trata de un texto que se publicó en 2001 y que firmaron 17 críticos de los modelos de mejora del desarrollo de software basados en procesos. En ese manifiesto se acuñó el término Métodos Ágiles para describir los sistemas que estaban surgiendo como alternativa a las metodologías formales a las que consideraban excesivamente "lentas" y "rígidas".

Esta filosofía pretende entregar productos a los usuarios de la forma más rápida posible y obtener un feedback temprano de los consumidores para poder aprender y mejorar en las siguientes entregas.

Si bien es cierto que en las definiciones ambas metodologías se diferencian, el objetivo final es el mismo: entregar rápidamente a los clientes un producto que les genere valor y buscar adaptaciones constantemente en sus procesos para sobrevivir a los cambios en el mercado y a las necesidades, cada vez mayores, de los clientes.

Hacerse ágil como empresa se ha demostrado vital en una era de cambios constantes en todos los niveles. Según un estudio de McKinsey en el índice Standard & Poor's 500 la vida media de las compañías ha pasado de 61 años en 1958 a una previsión actual de menos de 18 años.

Además, según estas mismas estimaciones, el 75% de las empresas del S&P 500 habrá desaparecido para 2027, debido a que la competencia cada vez es más fuerte y más ágil, lo que les permite ganar cuota en muy poco tiempo.

Para Javier Visedo, project manager de Innovación y Estrategia en Opinno y experto en metodologías Lean-Agile, el futuro es más incierto que nunca y la adaptación a las nuevas metodologías de trabajo es crucial: "las grandes organizaciones son lentas a la hora de reaccionar, les cuesta reorientarse, y eso las convierte en presas fáciles para los competidores más pequeños que sí tienen esa capacidad".

Para combatir esta situación, Visedo explica que "durante los próximos años veremos cómo las empresas de todo el mundo irán adaptando sus procesos a Lean y a Agile, muchas veces aprovechando partes de una y de otra dependiendo del tipo de negocio de la organización, para poder responder a este desafío actual, donde la supervivencia del más grande ya no está garantizada"

Madurez 'agile': un reto para las compañías

Una de las metas es que las empresas tengan el foco en ser eficientes para aportar valor. Así lo asegura Visedo que en los proyectos para los que trabaja emplea la herramienta Enterprise Agility: "Con este producto lo que perseguimos es acelerar a las organizaciones para hacerlas más ágiles, de manera que sus productos aporten valor. Eso pasa por ayudar a crear una estructura empresarial que sea rápida desde su concepción".

Así, esta rapidez se intenta implementar a varios niveles: en la definición y toma de decisiones, en la gestión y ejecución de iniciativas, en la gestión y ejecución de las operaciones y, por último, en la creación de una cultura de innovación y de mejora continua.

Según el experto, gracias a este sistema se está logrando que las compañías aumenten entre un 20% y un 30% su rendimiento financiero, gracias a la reducción de costes directos; e incrementen entre un 30% y un 50% su rendimiento operativo en términos de rapidez, logro de objetivos y previsibilidad. Asimismo, se ha detectado que las empresas llegan a aumentar entre 10 y 30 puntos su Net Promoter Score (NPS), donde los clientes valoran la calidad del servicio y la experiencia. También está teniendo un impacto positivo en el NPS dirigido a los empleados, pues de media las compañías logran mejorar entre 20 y 30 puntos.

"Nuestra experiencia es que, a día de hoy, las empresas que deciden seguir las metodologías Lean y Agile notan una mejora real en optimización y eficiencia en sus áreas de negocio, independientemente del grado de madurez que tengan, aunque cuando mejor implementadas están las metodologías mayor mejora se cuantifica", finaliza Visedo.

Hay empresas que ya han iniciado este camino y otras que deben empezar cuanto antes. Las primeras deben saber que la mejora es continua y las segundas han de comenzar por conocer su madurez agile. Para ello, pueden valerse de tests para llevar a cabo un autodiagnóstico. Está claro que Lean y Agile son mucho más que unas metodologías: son dos filosofías que permitirán a las compañías adaptarse a las tendencias globales.

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