Enseñar a volar a las empresas: el éxito de un reto mayúsculo

No se trata de ofrecer peces, sino de enseñar a pescar. El viejo y archiconocido proverbio chino puede aplicarse tanto a las personas como a las empresas: en todos los casos, se avanza más rápido cuando se cuenta con viento de cola generado por un compañero de viaje.

La empresa protagonista de esta historia ya sabía 'pescar'; de hecho, es una compañía líder en su categoría en México, pero se enfrentaba a una cadena de suministro con importantes oportunidades de mejora y a procesos con el potencial de ser más ágiles. Después de que Opinno haya creado toda una base de trabajo y establecido unos procesos claros y sólidos, ahora puede volar de manera independiente y más alto.

Corría el mes de enero de 2022 y «el reto inicial era conocer paso a paso los procesos dentro de su cadena de suministro», recuerda Miguel Ángel Foces, responsable del proyecto en Opinno. Esta cadena está conformada por seis eslabones: manufactura, comercio exterior-importaciones, planificación y reabastecimiento, distribución, tráfico y flotillas, y comercio exterior-exportaciones.

«Se trataba de mapear y diagnosticar la situación actual y configurar una herramienta digital para poder priorizar los procesos susceptibles de mejora y redefinición, establecer sus interrelaciones y trabajar en la capacitación de los equipos implicados», explica el project leader de la consultora.

El desafío planteado por la empresa y abordado por Opinno era mayúsculo e implicaba una ingente cantidad de trabajo para analizar toda la cadena de suministro y la situación de la empresa, con su funcionamiento y procesos, así como para realizar un seguimiento exhaustivo del trabajo realizado por parte de los equipos responsables.

Todo ese desarrollo se llevó a cabo mediante un diálogo constante con los equipos —en línea con la estrategia habitual de Opinno de escuchar al cliente en todo momento— y a través de varios pasos:

1. Diseñar un formulario y compartirlo a alto nivel dentro de la compañía.
2. Desarrollar una herramienta para mapear (plasmar la estructura en un gráfico o mapa) e identificar los procesos.
3. Generar diagramas as is automatizados: como hace ver la expresión en inglés (“tal como es”), estos diagramas reflejan la situación y los procesos organizacionales en ese momento, tanto con sus virtudes como con sus defectos o carencias, lo que permite tener visibilidad de cómo llevar a cabo los procesos, las actividades y las decisiones.
4. Elaborar entrevistas en profundidad con los encargados de los procesos para validar estas versiones preliminares y convertirlas en finales.
5. Generar value stream maps, que presentan las relaciones entre los procesos y la cadena de valor.

Por el camino, el proyecto dejó más de 70 insigths de valor identificados, más de 50 horas de acompañamiento y capacitación y por encima de 25 entrevistas en profundidad, así como 24 subprocesos mapeados, siete value stream maps elaborados y otros tantos workshops de validación, el análisis de seis bloques de procesos y dos entrenamientos de mapeo para el equipo corporativo.

Como 'bonus' no incluido en el encargo inicial, Opinno fue más allá en su firme voluntad de aportar valor e impulsar a sus clientes y añadió un análisis detallado de los pains de la empresa —aquello que estaba fallando o era susceptible de mejora en cada proceso—, lo cual ha resultado de gran utilidad a la corporación.

Al final de todo ello han quedado análisis, reflexiones y aprendizajes con el potencial de impactar en los procesos, la organización, la forma de trabajo y la obtención de resultados de la compañía.

Así, Opinno ha influido a la hora de aportar una visión estratégica, proponer una operación basada en células de trabajo, dividir o unificar tareas para potenciar funciones o reducir ineficiencias, implementar mediciones del desempeño, identificar oportunidades de mejora de manera preventiva y fomentar una organización ágil (que permita enfocarse en los objetivos). También en la búsqueda de una visión amplia para detectar hacia dónde se dirige la compañía, de cara a impactar al mercado proactivamente.

Como señal del éxito del proyecto, la firma plantea extender a otras grandes áreas el trabajo realizado y el valor añadido generado, en un futuro próximo.