En una todavía atípica 'vuelta al cole', algunas empresas han optado por retomar la presencialidad en sus oficinas, mientras otras continúan trabajando a distancia. A estos dos modelos se suma un tercero: el híbrido, que combina ambos.

El salto al modelo híbrido: el reto de combinar el trabajo presencial y en remoto

Fotografía: Las reuniones virtuales se convirtieron en una práctica habitual durante la pandemia. Crédito: Sigmund | Unsplash.

Antes de que la pandemia de la COVID-19 irrumpiese en todo el planeta, unos 260 millones de personas ya trabajaban desde sus domicilios, según datos de 2019 de la Organización Internacional del Trabajo (OIT). Esto solo suponía el 7,9% del empleo mundial: eran una minoría.

Entonces, en España, menos del 5% se encontraba en esta situación, según datos de la misma organización. La Encuesta de Población Activa, que elabora el Instituto Nacional de Estadística (INE), determinó ese mismo año que, aunque la tendencia al teletrabajo en España continuaba en alza, crecía lentamente: aquellos que teletrabajaban normalmente o más de la mitad de los días de su jornada habían pasado del 4,3% al 4,8%, mientras que aquellos que lo hacían ocasionalmente habían aumentado del 3,2% al 3,5%.

El mes de marzo de 2020 supuso un punto de inflexión. Con el incremento del número de personas infectadas por la COVID-19, las autoridades gubernamentales de España recomendaron el teletrabajo siempre que fuese posible.

Así, según datos del Centro de Investigaciones Sociológicas (CIS) de noviembre de 2020, un 26,2% de los trabajadores había empezado a teletrabajar desde casa como consecuencia de la pandemia. Aunque el teletrabajo haya podido suponer un aprendizaje a marchas forzadas para algunas personas, el 32% de trabajadores en esta situación declaró sentirse "muy satisfecho" y el 46,4%, "bastante satisfecho", según el CIS.

Sin embargo, la ausencia de una cultura sólida de teletrabajo en España y de las condiciones que debían regirlo se reflejó en sus lagunas legislativas, lo que derivó en la publicación de la Ley del Trabajo a Distancia, en julio de 2021.

 

"Y después de la pandemia, ¿qué?"

La mejora de las condiciones sanitarias generaba muchas incógnitas sobre el regreso a la presencialidad total en el trabajo: ¿Es seguro? Pero, sobre todo: ¿Es necesario?

Mientras algunas empresas han decidido que sus trabajadores desempeñen todas sus funciones desde sus casas, otras han optado por un modelo híbrido que combine la presencialidad y la virtualidad. No obstante, este planteamiento es posible gracias a la preponderancia del sector servicios en la economía, que concretamente en España emplea en torno a un 70% de los trabajadores, según datos del INE. Trabajar desde casa sería muy costoso e incluso impensable para otros sectores, como por ejemplo el de la industria.

El modelo híbrido plantea algunos retos, como lograr que los empleados en remoto y los presenciales cuenten con el mismo nivel de información, igualdad de oportunidades y se sientan igual de integrados. En este sentido, de no gestionarse adecuadamente, este modelo mixto podría arrastrar otros problemas que pueden producirse en el teletrabajo.

Siguiendo con el estudio del CIS mencionado anteriormente, de las personas que teletrabajaban y contestaron que estaban "poco o nada satisfechos/as" con esta modalidad, un 49% alegó que era por las dificultades de coordinación de trabajo; un 27,5% criticó que trabajaba más que antes; otro 27,5% aseguró sentirse solo o aislado; un 23,5% afirmó que no se cumplían sus horarios; y un 17,6% adujo falta de medios.

Trello, ActiveCollab o Asana son algunas de las herramientas digitales que pueden contribuir a la correcta planificación y organización para superar estos obstáculos. Las tres son espacios de trabajo colaborativos, que permiten asignar y jerarquizar tareas, así como visibilizar en qué punto se encuentra el proyecto, facilitando que todo el equipo cuente con esa visión global. Prácticas como estas favorecen la comunicación interna del equipo, y se pueden complementar con chats grupales en Slack o Microsoft Teams.

Natalia Peralta, project manager de Estrategia e Innovación en Opinno, subraya que esta modalidad mixta permite, por un lado, mantener la confianza en la autonomía de trabajo del empleado y, por otro, reforzar las dinámicas y cultura de equipo.

¿Cómo podría configurarse este modelo híbrido? Por ejemplo, fijando un día de la semana para que el equipo acuda a la oficina, de manera recomendada pero no obligatoria. El reto que supone este planteamiento es poner sobre la mesa el valor de los momentos en equipo, porque "hay personas que priorizan la efectividad laboral", lo que "puede conllevar un riesgo de productividad extrema y trabajo individual que derive en desgaste profesional". Sin embargo, "tener espacios de colaboración nos hace más creativos, y genera empatía, habilidades de liderazgo y comunicación, entre muchas más", puntualiza.

El quid radica en que los propios empleados adquieran el criterio para determinar en qué tareas beneficia el teletrabajo y en cuáles la presencialidad. "Algunos perfiles se frustraron durante la pandemia porque consumían gran parte de su jornada en reuniones, pero lo importante es comprender que ese exceso de reuniones, en ese momento en concreto, era parte de su rol para mantener al equipo alineado, para asegurarse de una comunicación fluida y motivarles en tiempos difíciles. Ahora, el reto es volver al equilibrio, confiar en las personas y en su autonomía", comenta. Para favorecer la participación en estos encuentros online pueden emplearse plataformas como Miro, Ziteboard o Mural, que actúan como herramientas dinamizadoras, al simular ser pizarras en las que tomar notas conjuntamente o añadir notas adhesivas con comentarios.

: Las empresas debaten si es necesario que sus trabajadores vuelvan a la oficina o no y, en caso afirmativo, en qué grado deberían ir.

Fotografía: Las empresas debaten si es necesario que sus trabajadores vuelvan a la oficina o no y, en caso afirmativo, en qué grado deberían ir. Crédito: Maxime Utopix | Pixabay.

Cómo organizar la vuelta parcial a la oficina

El modelo mixto requiere la organización de la asistencia del personal a la oficina. En este sentido, puede ser la empresa quien decida el reparto de los días o puede delegar esta decisión en los trabajadores.

Dentro de esta última opción, uno de los sistemas es el hot desking, en el que los empleados carecen de un puesto fijo asignado, al ser el número de mesas menor al de trabajadores. Por eso, para acudir a la oficina, el personal debe reservar su escritorio a través de una aplicación. Esto puede suponer una oportunidad para reorganizar el espacio físico y crear más zonas comunes o de trabajo colaborativo.

Otra de las ventajas que aducen sus defensores es que, al no contar con un sitio fijo, se favorece la comunicación entre compañeros y compañeras de distintos departamentos que, de otro modo, sería más difícil de conseguir.

No obstante, la otra cara de la moneda es que, al no poseer un puesto asignado, el clima laboral puede volverse más frío, al tener menos sentido de pertenencia, y acarrear una pérdida de motivación.

BBVA es una de las empresas que ha apostado por esta solución. Su modelo híbrido determina que el 60% de las horas se realizarán desde la oficina y el 40% en remoto. La reserva del puesto de trabajo se realiza online: el día 22 de cada mes se abre la relación de sitios disponibles de cara al mes siguiente y el personal registra los días que acudirá a la oficina a través de una app. Además, como las mesas son rotatorias, han quitado las cajoneras y han colocado taquillas para guardar las pertenencias personales.

"Antes de la pandemia, cuando teníamos un modelo de puestos asignados, cada día se quedaban vacíos un 15% de los puestos por viajes de trabajo, formación o vacaciones de los empleados. Este sistema permite aprovechar esas ineficiencias y liberar ese espacio para crear más zonas colaborativas y espacios de interrelación tan necesarios y demandados en las nuevas formas de trabajo", defiende Desirée Granda, responsable Global de Inmuebles y Servicios, en una nota de prensa.

Otras empresas más pequeñas prefieren gestionar su modelo mixto a través del alquiler de puestos en espacios de coworking, para reducir sus costes y fomentar la colaboración con otras empresas.

 

La faceta medioambiental

Para contestar a la pregunta de si el teletrabajo o el modelo híbrido son positivos para el medioambiente no basta con fijarse en las emisiones de los desplazamientos laborales. Algunos estudios apuntan a que también debería estudiarse qué consumo energético se produce como consecuencia del trabajo a distancia. Este se engloba dentro de los posibles efectos rebote del trabajo en remoto, que incluye por ejemplo aspectos como el uso de la calefacción o del aire acondicionado.

Del mismo modo, también debería valorarse si todos los miembros del hogar trabajan desde casa o no, y qué implicaciones tendría que en una misma vivienda parte de las personas se desplacen a la oficina y otras no.

El teletrabajo podría reducir el impacto medioambiental de las emisiones derivadas de los desplazamientos laborales.

Fotografía: El teletrabajo podría reducir el impacto medioambiental de las emisiones derivadas de los desplazamientos laborales. Crédito: Nabeel Syed | Unsplash.

Tal y como recoge el informe Homeworking report de Carbon Trust y Vodafone Institute for Society and Communications, todavía es difícil conocer con exactitud este impacto medioambiental. Aunque el promedio se puede estimar, existen características ligadas a cada país que podrían influir en el cálculo. Por ejemplo, la climatología, la cultura y red de transporte o el grado de ruralidad (por las distancias recorridas para llegar al trabajo).

No obstante, Greenpeace calcula que, sumando un día más de trabajo desde casa, se podrían dejar de emitir 406 toneladas de CO2 diarias en Madrid o 612 toneladas en Barcelona procedentes de los desplazamientos laborales en transporte, tal y como detalla su informe Un año de teletrabajo: Su impacto en la movilidad y en las emisiones de CO2. No obstante, también recalcan que el teletrabajo solo forma parte de un conjunto de soluciones.

El modelo híbrido de trabajo en España todavía está en ciernes pero, tras la experiencia de teletrabajo durante la pandemia, algunas empresas están apostando por él en su transición hacia la presencialidad en sus oficinas. Dentro de unos meses, sabremos si ha llegado para quedarse.

 

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