InsightsHacia el trabajo híbrido: una oficina más flexible, eficaz y ágil

Hacia el trabajo híbrido: una oficina más flexible, eficaz y ágil

Tras los meses más duros de la pandemia, la vuelta a las oficinas se ha impuesto en la mayoría de industrias. Sin embargo, la forma de trabajar ha cambiado y muchas compañías deciden apostar por un modelo híbrido que combine presencialidad y trabajo remoto, con los retos que ello conlleva

Foto: Elegir dónde, cuándo y cómo trabajar se ha convertido en la preferencia de los empleados. Créditos: Unsplash. 

Por Fernanda Morocho

Han pasado dos años desde el estallido de la pandemia y las empresas se siguen debatiendo entre el teletrabajo, la presencialidad y el modelo que combina ambos: el híbrido. Con la mejora de la situación de la COVID-19 en 2021, las empresas empezaron a abrir sus oficinas poco a poco. Esta tendencia impulsó la vuelta a la presencialidad y el porcentaje de trabajadores en remoto se redujo del 11,2% del primer trimestre al 8% en el tercero, según datos del Instituto Nacional de Estadística (INE).   

Estas cifras reflejan que las organizaciones prefieren una vuelta a la presencialidad, pero los trabajadores se han acostumbrado a tener la oficina en su propia casa. Elegir dónde, cuándo y cómo trabajar se ha convertido en la preferencia de los empleados. El informe Resetting Normal: redefiniendo la nueva era del trabajo realizado por Grupo Adecco, revela que seis de cada diez trabajadores encuestados quieren mantener la flexibilidad y autonomía sobre su horario laboral en el futuro. 

Por eso, para adaptar las demandas de los empleados y las preferencias de la compañía, muchas empresas optan por un modelo híbrido. De esta manera, se puede decidir o pactar qué días acudir a la oficina y qué días teletrabajar. Esta flexibilidad y sus ventajas son el atractivo que lo ha situado como una alternativa para las organizaciones en esta etapa de una vuelta progresiva hacia la normalidad. 

Rompiendo mitos 

El trabajo híbrido no es solo una modalidad, es una oportunidad que grandes empresas como Amazon y Microsoft han sabido aprovechar gracias a los beneficios que ofrece. Según el informe Trabajar desde cualquier lugar. Potenciar el futuro del trabajo, realizado por la multinacional de computación Dell Technologies, el 56% de las organizaciones que han implementado el trabajo híbrido perciben el aumento de la satisfacción y el bienestar de los empleados como primera ventaja. La flexibilidad en el horario permite que organicen mejor su tiempo no solo en el ámbito laboral, también en el personal: el periodo que antes se invertía en el camino a la oficina ahora se puede disfrutar con la familia o amigos. 

Uno de los grandes mitos del trabajo en remoto es que los empleados son menos productivos fuera de la oficina. El informe mencionado rompe esta creencia, el 52% de las compañías encuestadas sitúa el aumento de la productividad como segundo beneficio. Mayor flexibilidad en el horario de trabajo es sinónimo de mayor productividad, los empleados pueden decidir cómo planificar su tiempo individual y cuánto tiempo invertir en las interacciones con el equipo. Amelia Hernández, Strategic Engagement Manager en Opinno Madrid, sostiene: “La pandemia nos ha enseñado que podemos ser igual de productivos o más trabajando en un entorno digital distribuido. De hecho, este cambio ha dotado a las empresas mayor flexibilidad, eficiencia y agilidad”. En línea con la productividad, el 49% de las empresas que han participado en el informe posicionan a la mejora de la eficiencia como tercer beneficio. 

Este modelo también ofrece a las compañías reducir costes en las oficinas. Por ejemplo, con el hot desking o escritorio compartido, los empleados pueden usar el mismo espacio físico de trabajo en diferentes periodos de tiempo. De esta manera, las empresas pueden ahorrar en el alquiler de espacios, el uso de energía o el mantenimiento de los equipos.  

No obstante, la implantación del trabajo híbrido pude ser un auténtico desafío para las empresas. En el informe Una nueva perspectiva del lugar de trabajo moderno encargado por la empresa tecnológica Cisco, los principales retos nombrados por las organizaciones son el soporte tecnológico adicional para los empleados, el mantenimiento de los niveles de servicio y satisfacción de los clientes, la interrupción del flujo de trabajo y los procesos y la coordinación diaria de las actividades del personal. La pérdida de relaciones interpersonales informales de tipo presencial también supone un gran reto. 

¿Como implantarlo con éxito?  

Para una implantación exitosa, las compañías no solo tienen que hacer frente a los retos expuestos, también hay una serie de factores que deben tener en cuenta. Para Hernández los principales son la cultura, los procesos y las herramientas 

Una de las cuestiones que surgen entre grandes corporaciones es cómo se establece o mantiene el sentido de pertenencia cuando las comunicaciones son virtuales, Hernández responde: "Es importante entender bien las bases de la cultura y diseñar actividades de engagement que ayudan a reforzar la vinculación y la motivación de los equipos". En este sentido, el bienestar de los equipos y la humanización de las conexiones se han vuelto fundamentales para formular la cultura en una organización híbrida. Para lograr su integración se debe reforzar la comunicación entre empresa y empleado. Además, se pueden desarrollar mecanismos que identifiquen a las personas más aisladas. Las compañías deben mostrar empatía y fomentar el lado positivo físico y mental del empleado. 

En segundo lugar, la llegada del modelo híbrido ha dado lugar a replantear los procesos internos. Ser más claros con las expectativas y con las personas para trabajar de forma más eficiente y asíncrona. Hernández recomienda seguir determinadas prácticas para actualizar y digitalizar los procesos internos: consensuar o poner en común hábitos de trabajo de nuevos equipos, como los horarios; planificar tareas más detalladas para asegurar que todos puedan trabajar independientemente y establecer puntos de control para poder identificar potenciales riesgos; y limitar reuniones y mensajería para asegurar que las personas tengan tiempo de concentración.  

Por último, las herramientas tecnológicas son una pieza fundamental para la implantación de este sistema de trabajo. Si bien es cierto que la llegada del modelo híbrido ha acelerado la digitalización de las empresas no todas cuentan con los recursos para mantener el trabajo en remoto. Las empresas mejor equipadas como Dell Technologies fueron capaces de pasar al modo 100% digital en un fin de semana y sin interrupciones del negocio gracias a la infraestructura y los hábitos digitales con los que ya contaban, cuenta Hernández. Sin embargo, este salto requiere que todos los empleados tengan un buen equipo, buenos procedimientos de ciberseguridad y una conexión a internet estable.  

Foto: Este modelo requiere que todos los empleados tengan un buen equipo, buenos procedimientos de ciberseguridad y una conexión a internet estable. Créditos: Unsplash. 

El paradigma postpandemia 

Hace unos meses ya nos preguntábamos si el modelo híbrido había llegado para quedarse. La crisis de la COVID-19 ha hecho que cada vez más empresas apuesten por el trabajo mixto, pero ahora el debate surge en torno a cómo será la estructura del trabajo una vez se supere la pandemia.   

En una encuesta realizada por la plataforma de trabajo Envoy, un 47% de los empleados afirmó que probablemente dejaría su trabajo si este no ofreciera un modelo de trabajo híbrido una vez que la pandemia termine. Otro estudio elaborado por la consultora Steelcase, reveló que un 78% de los trabajadores desea mantener este sistema de trabajo. 

Para Hernández no cabe duda, las necesidades de los trabajadores y el impulso de la digitalización han jugado un papel determinante para que esta modalidad se convierta en el paradigma del presente y posiblemente del futuro de las organizaciones: “Aunque algunas empresas intentarán volver a un modelo 100% presencial, creo que los empleados lo exigirán. Si las empresas quieren retener el mejor talento, hay que adaptarse a los nuevos hábitos digitales que nos facilita la tecnología. El modelo híbrido ha llegado para quedarse”.